Digitale PDF-Unterschrift: Rechtsgültig oder nicht?

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt.

Was eIDAS regelt

Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) gilt seit Juli 2016 in der gesamten EU. Sie definiert drei Signatur-Stufen und regelt ihre Anerkennung. In Deutschland ergänzen das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und die Vertrauensdiensteverordnung (VDV) die Verordnung.

Kern-Aussage: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 Abs. 1 eIDAS). Welche Form ein Vertrag braucht, regelt aber weiterhin das nationale Recht, in Deutschland vor allem das BGB.

Stufe 1: Einfache elektronische Signatur (EES)

Definition (Art. 3 Nr. 10 eIDAS): „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet“.

Praktische Beispiele:

• Ein getippter Name unter einer E-Mail
• Ein eingefügtes Bild der eigenen Unterschrift in einer PDF
• Ein Klick auf „Ich akzeptiere die AGB“
• Eine mit Maus oder Finger gezeichnete Unterschrift in einem PDF-Werkzeug wie PDF unterschreiben

Rechtlich: ausreichend für Erklärungen ohne gesetzliche Formvorschrift. Die Schriftform (§ 126 BGB) und die elektronische Form (§ 126a BGB) erfüllt sie nicht. Die Beweiskraft im Streitfall ist gering, denn ein Bild lässt sich leicht aus einem anderen Dokument kopieren.

Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Definition (Art. 3 Nr. 11 und Art. 26 eIDAS): Sie muss vier Anforderungen erfüllen:

1. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
2. Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
3. Sie wird mit Daten erstellt, die der Unterzeichner mit hohem Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle nutzen kann.
4. Sie ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.

Praktisch heißt das: eine kryptographische Signatur mit Zertifikat, etwa über ein S/MIME-Zertifikat oder eine Signaturplattform.

Rechtlich: Im Streitfall ist sie ein deutlich stärkeres Indiz als eine EES. Die Schriftform erfüllt sie nicht.

Stufe 3: Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Eine FES, die zusätzlich:

• mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und
• auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters beruht, der den Unterzeichner vorher identifiziert hat.

Eine QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Nach deutschem Recht kann die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). Für die elektronische Form muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer QES versehen (§ 126a BGB).

Wichtige Ausnahme: Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Dort hilft auch keine QES, nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift:

• Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 Satz 2 BGB)
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§ 780 Satz 2 und § 781 Satz 2 BGB)

Und was notariell beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf (§ 311b BGB) oder ein Erbvertrag (§ 2276 BGB), kann keine Signatur ersetzen.

Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter und ihre Dienste listet die Bundesnetzagentur in der deutschen Vertrauensliste.

Welche Form wofür?

Praxis: So kommen Sie zur QES

Für die erste QES ist eine einmalige Identifizierung nötig. Übliche Wege:

1. Video-Ident: Video-Gespräch mit dem Anbieter, Ausweis vorzeigen.
2. Online-Ausweis: Personalausweis mit NFC-fähigem Smartphone und der AusweisApp.
3. Vor Ort: Identifizierung in einer Filiale, etwa per Postident.

Danach erhalten Sie ein qualifiziertes Zertifikat, auf einer Karte, einem Token oder als Fernsignatur beim Anbieter. Für jede Signatur bestätigen Sie sich, etwa per PIN oder App, und das Dokument wird kryptographisch signiert.

Beweiskraft im Streitfall

Nach § 371a Abs. 1 ZPO gelten für private elektronische Dokumente mit QES die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend. Den Anschein der Echtheit, der sich aus der Prüfung der QES nach Art. 32 eIDAS ergibt, kann die Gegenseite nur durch Tatsachen erschüttern, „die ernstliche Zweifel daran begründen“, dass die Erklärung von der verantwortenden Person stammt.

Übersetzt: Mit einer QES stehen Sie beweisrechtlich ähnlich da wie mit einem unterschriebenen Papier-Original. Bei einer EES oder FES würdigt das Gericht die Beweise frei; Sie müssen die Echtheit gegebenenfalls zusätzlich belegen.

Was viele falsch machen

• Ein Unterschriften-Bild als sicheren Nachweis betrachten. Im Streit kann die Gegenseite behaupten, das Bild sei aus einem anderen Dokument kopiert. Das ist schwer zu widerlegen.
• Die Kündigung der Wohnung als PDF mit Bild-Unterschrift per E-Mail schicken. Die Kündigung braucht die Schriftform, eine einfache Signatur reicht nicht. Die Kündigung ist unwirksam, das Mietverhältnis läuft weiter.
• Eine Arbeitsverhältnis-Kündigung qualifiziert elektronisch signieren. Bei § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen, auch die QES genügt nicht.
• Jede Signaturplattform für qualifiziert halten. Eine QES nach eIDAS liefern nur qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter. Ob ein Dienst dazugehört, zeigt die Vertrauensliste.
• Bei internationalen Verträgen die deutsche Einordnung voraussetzen. Außerhalb der EU gelten eigene Regeln.

Praktische Empfehlung

Für Erklärungen ohne Formvorschrift genügt eine einfache Signatur, etwa mit PDF unterschreiben auf pdf-zentrale.de: Unterschrift zeichnen oder Namen tippen, auf der Seite platzieren, fertig. Das Werkzeug setzt ein Bild, keine kryptographische Signatur.

Verlangt das Gesetz die Schriftform, nutzen Sie Papier oder, wo zulässig, eine QES. Bei Arbeitsverhältnis-Kündigung, Bürgschaft und Schuldanerkenntnis bleibt nur Papier. Wer unsicher ist, welche Form nötig ist, fragt eine Anwältin oder einen Anwalt: Eine unwirksame Kündigung kann teuer werden.