PDF oder Word für Verträge? Was beim Versand wirklich zählt

Wo der Unterschied wirklich liegt

Word-Dokumente sind Arbeitsformate. Sie zeigen Bearbeitungs-Spuren, sie laden zum Verändern ein, sie öffnen unterschiedlich auf jedem Computer (je nach Word-Version, installierten Schriften, Bildschirmauflösung). Das ist genau ihre Stärke beim Verfassen, aber genau ihre Schwäche beim finalen Versand.

PDF dagegen ist ein Endformat. Es sieht überall gleich aus, es signalisiert "fertig" und es ist ohne Spezial-Software nicht trivial zu verändern. Das macht es für die finale Vertragsversion praktisch unschlagbar, aber komplett ungeeignet für die Verhandlungs-Phase.

Daraus folgt ein verbreiteter Ablauf: Word für die Verhandlung, PDF für den Abschluss. Wer das verkehrt herum macht, zwingt sich und den Vertragspartner in schmerzhafte Workarounds.

Word-Phase: Verhandeln

In der Verhandlungs-Phase werden Klauseln umformuliert, Beträge angepasst, Anhänge ergänzt. Word liefert dafür drei kritische Funktionen:

• Track Changes (Änderungen nachverfolgen), jede Änderung wird mit Autor und Zeitstempel markiert. Beide Seiten sehen, wer was geändert hat.
• Kommentare am Seitenrand für Verhandlungs-Punkte ohne den Haupttext zu verändern.
• Vergleichen-Funktion die zwei Versionen nebeneinander stellt, mit hervorgehobenen Differenzen.

Praxis: Sie senden dem Geschäftspartner die Word-Datei mit dem Vertragsvorschlag. Er macht seine Änderungen mit „Änderungen nachverfolgen“ und schickt sie zurück. Sie nehmen Änderungen an oder lehnen sie ab und machen eigene Vorschläge, bis der Text final ist.

Wichtig: Im Versand-Dateinamen die Versions-Nummer mitschicken (z.B. "Vertrag_v3_2026-05-05.docx"), damit niemand den Überblick verliert. Im Vertrags-Footer ein Versions-Vermerk hilft auch.

PDF-Phase: Abschließen

Wenn der Text final ist, wird die Word-Datei zu PDF konvertiert. Das fixiert den Inhalt visuell und semantisch. Beide Seiten unterschreiben dieses PDF, entweder handschriftlich nach Druck und Scan (klassischer Weg) oder elektronisch direkt im PDF.

Die elektronische Signatur ist seit eIDAS (EU-Verordnung 910/2014) europaweit anerkannt. Drei Stufen:

• Einfache elektronische Signatur (EES): gezeichnete oder als Bild eingefügte Unterschrift, getippter Name. Genügt, wo das Gesetz keine Form verlangt.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): kryptographisch eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): nur über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (Vertrauensliste der Bundesnetzagentur). Kann die Schriftform ersetzen, außer dort, wo das Gesetz die elektronische Form ausschließt.

Für Verträge ohne Formvorschrift genügt rechtlich die einfache elektronische Signatur. Mehr dazu im Ratgeber zu rechtsgültigen PDF-Unterschriften.

Wann PDF nicht ausreicht

Bei schriftformpflichtigen Erklärungen (§ 126 BGB) reicht eine einfache PDF-Unterschrift nicht. Die Schriftform verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder, wo das Gesetz es zulässt, eine qualifizierte elektronische Signatur. Beispiele, bei denen die QES genügt:

• Kündigung eines Wohnraummietvertrags (§ 568 BGB)
• Verbraucherdarlehensvertrag (§ 492 BGB)

Bei diesen Erklärungen ist die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen, hier hilft nur Papier mit eigenhändiger Unterschrift, auch keine QES:

• Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 Satz 2 BGB)
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§ 780 Satz 2, § 781 Satz 2 BGB)

Wer hier nur eine PDF mit gemalter Unterschrift sendet, riskiert die Unwirksamkeit. Eine Wohnungskündigung per E-Mail mit PDF-Anhang und Bild-Unterschrift ist nicht wirksam.

Wann Word doch sinnvoller ist

Es gibt Konstellationen wo Word das richtige Endformat ist:

• Vorlagen-Versand: Sie geben dem Empfänger eine Vertragsvorlage, die er anpassen darf (Mietvertrag-Vorlage von Haus & Grund, Standard-Arbeitsverträge).
• Iterativ-arbeitende Teams: Wenn drei Anwälte gleichzeitig an einem Vertragstext arbeiten, ist Word mit Cloud-Synchronisation (SharePoint, Google Docs) effizienter.
• Formular-Verträge mit zu ergänzenden Feldern: Wenn der Empfänger Daten ausfüllen soll, ist Word einfacher (in PDF kann das auch über Form-Felder, ist aber unpopulärer).

Beweis-Sicherheit: Was Gerichte akzeptieren

Im Streitfall ist die Frage, was als Beweis taugt. Die Hierarchie aus Sicht der Gerichte:

1. Originalvertrag mit handschriftlichen Unterschriften (Papier), höchste Beweiskraft
2. PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur: Anscheinsbeweis der Echtheit (§ 371a ZPO), ähnlich einem Papier-Original
3. PDF mit fortgeschrittener Signatur: starke Indizwirkung, im Zivilprozess oft akzeptiert
4. PDF mit einfacher elektronischer Signatur: Indiz, kann angegriffen werden
5. Gescannte Unterschrift, eingefügt als Bild: wenig Beweiswert, könnte aus anderem Dokument stammen
6. Word-Datei mit getippter Unterschrift: minimaler Beweiswert

Verschlüsselung und Versand

PDFs lassen sich passwort-verschlüsseln. Bei sensiblen Verträgen empfehlenswert: PDF mit Passwort-Schutz versenden, Passwort über separaten Kanal (SMS, Anruf) übermitteln. Mit PDF verschlüsseln auf pdf-zentrale.de geht das in Sekunden.

Word-Dateien lassen sich auch verschlüsseln (Datei → Informationen → Dokument schützen → Mit Kennwort verschlüsseln), das ist aber weniger zuverlässig je nach Word-Version und Empfänger-Software.

Praxis-Setup für KMUs

Drei Empfehlungen für kleine und mittlere Unternehmen die regelmäßig Verträge verschicken:

1. Vertragsvorlagen in Word pflegen mit eindeutigem Versions-Vermerk im Footer.
2. Verhandlung in Word mit Track-Changes, Versionen klar nummerieren.
3. Finale Version per Word zu PDF konvertieren, mit PDF unterschreiben signieren oder ausdrucken / scannen.

Bei schriftformpflichtigen Erklärungen das unterschriebene Papier-Original nachweisbar zustellen, etwa per Einschreiben oder Boten. Eine QES über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter kommt nur dort in Frage, wo das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.